Política de privacidad y tratamiento de los datos personales y Código de ética y conducta

POLÍTICA DE PRIVACIDAD Y TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES

CONSIDERACIONES GENERALES

ALCANCE

La Política de Tratamiento y Protección de Datos Personales presentada a continuación, se aplicará a todas las Bases de Datos y/o Archivos que contengan datos personales y que sean objeto de tratamiento por la empresa LUBRIMAQ S.A.S. considerado como responsable y/o encargado del tratamiento de los datos personales.

Conforme a lo dispuesto en el artículo 15 de la Constitución Política de Colombia, el cual desarrolla el derecho fundamental al hábeas data, referido al derecho que tienen todos los ciudadanos de conocer, actualizar, rectificar los datos personales que existan sobre ella en bases de datos y en archivos tanto de bases públicas como privadas, lo cual se relaciona indefectiblemente con el manejo y tratamiento de la información que los receptores de información personal deben tener en cuenta. Dicho derecho se ha desarrollado mediante la expedición de la Ley Estatutaria 1581 de 2012 y el Decreto Reglamentario 1377 de 2013, con base en los cuales LUBRIMAQ S.A.S. en calidad de RESPONSABLE de los datos personales que recibe, maneja y trata la información y procede así a expedir la presente política de tratamiento de datos personales, la cual se pone en conocimiento del público para que conozcan la manera como LUBRIMAQ S.A.S. trata su información. Lo dispuesto en la presente política de tratamiento de datos personales es de obligado cumplimiento por parte de LUBRIMAQ S.A.S., sus administradores, trabajadores, contratistas y terceros con los que LUBRIMAQ S.A.S. entable relaciones de cualquier índole.

IDENTIFICACIÓN DEL RESPONSABLE Y/O ENCARGADO DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

LUBRIMAQ S.A.S.

Dirección: Cra 46 #30-27 Medellín

Teléfonos de contacto: (4) 4088355

Horario de Atención: Lunes a Viernes de 8 a 5pm y Sábados de 9 a12pm

Correo electrónico: m.posada@lubrimaqsas.com

DEFINICIONES

Aviso de Privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el Responsable, dirigida al Titular para el tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las Políticas de Tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento.
Dato Personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
Dato Sensible: Información que afectan la intimidad de las personas o cuyo uso indebido puede generar discriminación (Origen racial o étnico, orientación política,
Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos.
Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento.
Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el responsable y/o Encargado del Tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un tratamiento por el Encargado por cuenta del responsable.

TRATAMIENTO Y FINALIDADES

El tratamiento que realizará el LUBRIMAQ S.A.S. será el de recolectar, almacenar, procesar, usar y transmitir o transferir (según corresponda) los datos personales, atendiendo de forma estricta los deberes de seguridad y confidencialidad ordenados por la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013, con las siguientes finalidades:

La prestación de servicios relacionados con los productos y servicios ofrecidos.
Enviar información sobre cambios en las condiciones de los servicios y productos adquiridos, y notificarle sobre nuevos servicios o productos.
Gestionar sus solicitudes, aclaraciones, e investigaciones.
El afinamiento de los filtros de seguridad y las reglas de negocio en las transacciones comerciales; confirmar, procesar dichas transacciones, con su entidad financiera, con nuestros proveedores de servicios y con usted mismo.
El envío, por medios tradicionales y electrónicos, de información técnica, operativa y comercial de productos y servicios ofrecidos por LUBRIMAQ S.A.S.
Dar cumplimiento a obligaciones contraídas por LUBRIMAQ S.A.S. con sus clientes al momento de adquirir nuestros servicios y productos.
Dar respuesta a consultas, peticiones, quejas y reclamos que sean realizadas por organismos de control y demás autoridades que en virtud de la ley aplicable deban recibir los datos personales.
Cualquier otra actividad de naturaleza similar a las anteriormente descritas que sean necesarias para desarrollar el objeto social de LUBRIMAQ S.A.S.

DEBERES DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO

Garantizar al titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.

Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la presente ley, copia de la respectiva autorización otorgada por el titular.
Informar debidamente al titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.
Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la presente ley.
Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la presente ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos.
Informar a solicitud del titular sobre el uso dado a sus datos.
Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los titulares.
Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la superintendencia de industria y comercio.

DEBERES DE LOS ENCARGADOS DEL TRATAMIENTO

Garantizar al titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos en los términos de la presente ley.
Actualizar la información reportada por los responsables del tratamiento dentro de los cinco (5) días hábiles contados a partir de su recibo.
Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los titulares en los términos señalados en la presente ley.
Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la presente ley y, en especial, para la atención de consultas y reclamos por parte de los titulares.
Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la superintendencia de industria y comercio.
Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella.
Informar a la superintendencia de industria y comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los titulares.
Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la superintendencia de industria y comercio.

PETICIONES, QUEJAS Y RECLAMOS

Para efectos de recibir las peticiones, reclamaciones y consultas relacionadas con el manejo y tratamiento de datos personales, LUBRIMAQ S.A.S. ha destinado el correo electrónico m.posada@lubrimaqsas.com, para canalizarlas, estudiarlas y contestarlas. Por lo tanto, a dicha dirección podrán enviar sus solicitudes, las cuales se tratarán conforme lo dispone la Ley 1581:

Consultas: Los titulares o sus causahabientes podrán consultar la información personal del titular que repose en nuestra base de datos. LUBRIMAQ S.A.S. suministrará a estos toda la información contenida en el registro individual o que esté vinculada con la identificación del titular. La consulta será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, y se señalará la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Reclamos: El titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la ley, podrán presentar un reclamo ante LUBRIMAQ S.A.S., el cual será tramitado bajo las siguientes reglas:

El reclamo se formulará mediante solicitud dirigida a LUBRIMAQ S.A.S. con la identificación del titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y acompañando los documentos que se quiera hacer valer. Si el reclamo resulta incompleto, LUBRIMAQ S.A.S. requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.

En todo caso, el titular o el causahabiente sólo podrá elevar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante LUBRIMAQ S.A.S.

La solicitud de supresión de la información y la revocatoria de la autorización no procederá cuando el titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.

PREGUNTAS O SUGERENCIAS

Si usted tiene alguna pregunta o consulta acerca del proceso de recolección, tratamiento o transferencia de su información personal, o consideren que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión por favor envíenos un mensaje a la siguiente cuenta de correo electrónico: m.posada@lubrimaqsas.com

Para mayor información, sobre LUBRIMAQ S.A.S. , la identidad, domicilio y formas de contacto puede consultarlo en la siguiente dirección www.lubrimaq.com Este sitio web contiene los términos y condiciones, aplicables a los servicios y productos publicados los cuales pueden ser consultados en cualquier momento para mayor información.

VIGENCIA

LUBRIMAQ S.A.S. se reserva el derecho a modificar la presente política para adaptarla a novedades legislativas o jurisprudenciales, así como a buenas prácticas del sector. En dichos supuestos, LUBRIMAQ S.A.S. anunciará en esta página los cambios introducidos con razonable antelación a su puesta en práctica.

Esta política fue modificada el 29 de enero de 2025 y publicada en el sitio web de LUBRIMAQ S.A.S. y entra en vigencia a partir de la fecha de publicación.

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CÓDIGO DE ÉTICA Y

CONDUCTA LUBRIMAQ S.A.S.

· ¿Qué es un código de ética y conducta empresarial?

Un código de ética y conducta empresarial es un conjunto de principios que rige el comportamiento de una empresa y sus empleados. Establece normas de conducta ética y profesional, garantizando la honestidad e integridad en las actividades diarias y reflejando los valores de la compañía. *

· ¿Porqué debemos tener un código de ética y conducta empresarial?

Porque la interiorización de principios y conductas éticas refleja el tipo de compañía de la cual hacemos parte, y del tipo de personas que somos. Además, representa un compromiso elemental de la empresa en velar que en todos los comportamientos de los colaboradores y demás grupos de interés siempre predominen los valores y principios éticos. Esto, debido a que la confianza se gana demostrando un comportamiento y actuación ejemplar con nuestros colaboradores, pensionados y sus familiares, contratistas y subcontratistas y sus empleados, socios, clientes, estado, sociedad y comunidad.

· ¿Quiénes deben cumplir el código de ética y conducta?

Todas aquellas personas que prestan sus servicios personales a la LUBRIMAQ S.A.S., vinculados mediante contrato de trabajo a término fijo o indefinido y de manera directa, se incluye en esta definición a los trabajadores en misión quienes prestan sus servicios a través de empresas temporales o aquellos que prestan
sus servicios por honorarios.

· ¿A qué más nos comprometemos?

A promover el cumplimiento del código de ética y conducta por medio del ejemplo, a asegurarnos que todo nuestro equipo lo conozco, entienda y aplique y a denunciar en caso de que algún colaborador realice un acto que atente contra este.

Presentación.

LUBRIMAQ S.A.S. ha sido durante más de 50 años reconocidos en el sector Industrial como una empresa de excelente reputación gracias a la solidez de nuestros valores corporativos de honestidad, integridad, respeto y Orientación al cliente. Por lo tanto, la creación de este código de ética y conducta busca dar unos lineamientos de transparencia acordes a los que nos han caracterizado estos años y ser una herramienta que ayude a decidir el comportamiento certero en situaciones difíciles o incomodas. Aunque en este documento no están el 100% de todas las situaciones, hay pautas de conducta que reflejan las responsabilidades que se deben cumplir por todos los empleados de la Empresa en sus relaciones y sirve de guía sobre cual es la forma correcta de proceder. Lo anterior permite agudizar el buen juicio en la toma de decisiones. En caso de duda, y de no encontrar acá la inquietud buscada, siempre pueden acudir a su superior o al área de gestión humana para que sean una guía en la decisión correcta y así promover la integridad y transparencia.

Es un compromiso de todos el mantener y fortalecer la integridad de LUBRIMAQ S.A.S., así que cuento con el apoyo de ustedes y los invito a reportar cualquier problema o situación o su jefe directo o al correo m.posada@lubrimaqsas.com

Marta Elena Posada

Gerente General Lubrimaq

Valores y principios

Lubrimaq cuenta con el compromiso y la responsabilidad en sus colaboradores a través de los nuestros valores corporativos tanto en nuestras instalaciones como fuera de ellas. Estos son: Honestidad, Orientación al cliente, Integridad y Respeto.

Definiciones

· Colaboradores: Son todas aquellas personas que prestan sus servicios personales a la Empresa, vinculados mediante contrato de trabajo a término fijo o indefinido y de manera directa, se incluye en esta definición a los trabajadores en misión quienes prestan sus servicios a través de empresas temporales.

· Conflicto de interés: Se considera conflicto de interés cualquier situación en la cual una persona enfrenta sus intereses personales con los de la Empresa, en actividades personales o en el trato con terceros, ya sean proveedores, contratistas, clientes u otros, de tal manera que se afecte la libertad e independencia de la decisión, por diferencias en los motivos de quienes intervienen en la relación.

· Información privilegiada: Es aquella información de carácter concreto, sujeta a reserva, o bien aquella que no ha sido aún divulgada o dada a conocer al público.

· Empresa: Cualquier compañía o entidad que forme parte de las actividades de LURBIMAQ

· Proveedor: Empresa o individuo que brinda o presta bienes o servicios a la Empresa, incluyendo contratistas, subcontratistas, consultores y asesores.

· Cliente: Un tercero que compra nuestros productos y/o servicio.

· Ética: Es una serie de normas morales que regula las relaciones o conductas del hombre en un ámbito determinado.

· Ética empresarial: Es la rama de la ética que se encarga especial y exclusivamente de las cuestiones de índole moral que surgen o se plantean a instancia del mundo de los negocios dentro de las empresas.

· Comité de Ética: Equipo de personas ubicado en cada operación de LUBRIMAQ, constituido por al menos tres miembros principales elegidos por el Gerente de la Empresa, encargados de analizar los casos sobre ética y hacer las recomendaciones pertinentes

· Funcionario Público: es cualquier empleado o persona que actúa en representación de una entidad gubernamental o estatal, incluyendo cualquier agencia, oficina o subdivisión, a cualquier nivel territorial (central, regional o local) en cualquier país. Ejemplo, empleados de partidos políticos, los candidatos a una
oficina pública, y los directivos de organizaciones públicas internacionales (como la Cruz Roja)

· OIT: Organización Internacional del trabajo

· Derechos humanos: Son la fuente básica del derecho y la regula las condiciones que le permite a una persona su total realización, la subsume de aquellas libertades, derechos y facultades por ejemplo por el simple hecho de su condición humana, para la garantía de una vida digna

Políticas

A continuación, se listan algunas políticas generales y específicas que son divulgadas, entendidas y acatadas por todos los Colaboradores. En ellas LUBRIMAQ S.A.S. define lineamientos generales a observar en el actuar y en la toma de decisiones de sus áreas y Funcionarios:

· Política de prevención y control al consumo de alcohol y tabaco y sustancias psicoactivas

· Política de seguridad y salud en el trabajo.

· Política de prevención y control al acoso laboral.

· Política de tratamiento y protección de datos.

· Política se seguridad vial.

Lineamientos Generales

Derechos humanos:

Libertad de Asociación: Asumimos el compromiso de respetar el derecho de nuestros colaboradores a la libertad de asociación, lo que incluye:

· El derecho a organizarse de conformidad con las leyes y prácticas nacionales.

· El derecho a las negociaciones colectivas a través de representantes elegidos por ellos.

· El derecho de sus representantes electos a tener acceso razonable a nuestros empleados para representarlos.

· El derecho a participar en otras actividades protegidas.

· El derecho a no participar en tales actividades

Elección de libre empleo: No toleramos la esclavitud, servidumbre,
trabajo forzado u obligado, o la trata de personas ninguna de nuestras
actividades. Así como tampoco aceptamos el uso de mano de obra involuntaria penitenciaria, o por deudas de forzado cumplimiento.

Diversidad, inclusión y no discriminación: Promovemos, divulgamos y practicamos la igualdad de oportunidades por lo cual asumimos el compromiso de:

· Reclutar, ascender y respaldar el desarrollo profesional de un personal diverso.

· Contratar, capacitar, ascender y compensar a los colaboradores en función de sus capacidades, logros, experiencia y conducta, sin importar su raza, etnia, color, sexo, orientación sexual, edad, religión, identidad credo, nacionalidad, sexual, discapacidad, embarazo, categoría de veterano u otras categorías protegidas por las leyes aplicables

· Reconocer y utilizar la diversidad de los talentos, capacidades y experiencias mutuas.

· Estar abiertos a todas las perspectivas y ayudar a otros a sentirse cómodos al expresar dichas perspectivas.

Abstención de trabajo infantil: No toleramos el trabajo infantil. La edad
mínima para laborar en LUBRIMAQ es de dieciocho (18) años. Los proveedores, contratistas y subcontratistas deberán evitar todo tipo de trabajo infantil en sus actividades empresariales en conformidad con las normas del trabajo de la OIT, los principios del Pacto Mundial de las Naciones Unidas y la legislación nacional vigente.

Trato justo: LUBRIMAQ, procura un entorno de trabajo agradable, productivo, seguro, sin discriminaciones. Fomentando armonía entre las partes involucradas y que reciban un trato de acuerdo a cada. Igualmente vigila que los proveedores, contratistas y subcontratistas proporcionen a sus empleados un entorno de trabajo libre de violencia y trato inhumano, sin ningún tipo de acoso sexual, abusos sexuales, castigos físicos ni tortura, coacción física o psicológica ni abusos verbales, ni amenaza de dicho trato. Además, se espera que no rescindan de forma arbitraria los contratos de trabajo ni sin evidencias claras de que la rescisión del contrato laboral, por lo que respecta al rendimiento del empleado, está amparada por la ley.

Jornada laboral, salarios y prestaciones: La jornada laboral de los
empleados de LUBRIMAQ no excederá el máximo permitido por la legislación nacional aplicable. Su remuneración cumplirá con la legislación salarial y asegurará un estándar de vida adecuado. No se permitirán las deducciones del salario base como medida disciplinaria (esto no excluye la responsabilidad por daños establecida mediante contrato o legislación). LUBRIMAQ espera que los proveedores, contratista y subcontratistas den a sus empleados unas prestaciones y unos salarios justos y competitivos. El salario y las prestaciones deberán tener el objetivo de proporcionar un estándar de vida digno a los empleados y sus familias. Los empleados de los contratistas, proveedores, subcontratistas, recibirán sus sueldos puntualmente. Se recomienda que los proveedores, contratista subcontratistas ofrezcan y a sus empleados suficientes oportunidades de formación.

Acoso laboral: Se entiende por acoso laboral cualquier comportamiento persistente y demostrable que sobre una persona ejerza un empleado, jefe directo o indirecto, colega o subordinado, encaminado a causar temor, intimidación o ansiedad, y que tenga como consecuencia el mal desempeño de responsabilidades o la falta de motivación que conduzca a la renuncia. No toleramos ninguna forma de acoso laboral.

Acoso sexual: El acoso sexual es el comportamiento de naturaleza sexual o el intento de un comportamiento con base en el sexo que afecta la dignidad de hombres y mujeres en el lugar de trabajo. Puede incluir acciones físicas y expresiones tanto verbales como no verbales. Hay una amplia gama de conductas que se pueden considerar acoso sexual. Para que este pueda configurarse debe existir una o más de las siguientes situaciones: El comportamiento es indeseado y ofensivo para la persona que es objeto del mismo. Tal comportamiento se usa explícita o implícitamente como base para tomar una decisión que afecta el acceso de esa persona al empleo, capacitación profesional, permanencia en el trabajo (cargo), promoción, compensación o cualquier otra decisión con respecto a su actividad. Dicha conducta crea intimidación en el lugar de trabajo o es hostil o humillante para la persona que es sometida a ella. El empleado, como individuo, tiene derecho a determinar si considera el comportamiento indeseado ofensivo. u Las cortesías o los halagos se convierten en acoso sexual si continúan cuando la persona a quien se dirigen indica claramente que los considera indeseados u ofensivos. Cuando la ofensa es suficientemente seria, un solo incidente puede considerarse acoso sexual. No toleramos el acoso sexual en ninguna forma.

Seguridad y Salud en el trabajo: Consideramos que la seguridad y la salud en el trabajo son tan importantes como cualquier otra actividad y objetivo de LUBRIMAQ, por lo cual asumimos el compromiso de: Garantizar que la seguridad sea nuestro valor “preocupación”. fundamental de Brindar un lugar de trabajo que cumpla o supere las leyes y reglamentaciones en materia de seguridad e higiene ocupacionales. Luchar por mejorar continuamente nuestro desempeño en materia de seguridad e higiene ocupacionales. Proporcionar a los colaboradores el equipo de adecuado. protección personal. Esperar que todo el personal de LUBRIMAQ contribuya en la mejora de la seguridad. Vigilar que nuestros proveedores, contratistas y subcontratistas protejan a sus empleados frente a cualquier riesgo químico, biológico, físico, etc., y frente a tareas que impliquen un gran esfuerzo físico en el lugar de trabajo, así como frente a los riesgos derivados de cualquier infraestructura utilizada por sus empleados. Vigilar que nuestros proveedores, contratistas y subcontratistas faciliten a todos sus empleados los elementos de protección personal, realicen todos los controles apropiados, sigan todos los procedimientos de seguridad laboral y mantenimiento preventivo, y adopten las medidas de protección técnica necesarias para mitigar los riesgos para la salud y la seguridad en el lugar de trabajo. Verificar que la información relativa a la seguridad de las materias peligrosas esté disponible para formar, instruir y proteger a los trabajadores frente a posibles peligros.

Medio Ambiente: LUBRIMAQ está comprometido en llevar a cabo sus
operaciones de una forma responsable con respecto al medio ambiente a través del mejoramiento continuo, para proteger la salud humana, los recursos naturales y generen el menor impacto ambiental posible. Asumimos responsablemente los efectos que nuestras actividades pudieran tener en el ambiente, emprendiendo acciones de restablecimiento del equilibrio ecológico en nuestras actividades.

Pautas de conducta.

A continuación se describen pautas generales de ética y comportamiento con las cuales los Funcionarios de LUBRIMAQ se comprometen y aplican: Actuar en todo momento con profesionalismo, buena fe, lealtad y diligencia en favor de los mejores intereses de la Compañía, asegurando que todas las actuaciones propias y las responsabilidades asignadas por el cargo desempeñado se desarrollen en el marco de los principios, valores y políticas contenidas en éste Código. Ser prudente y respetuoso tanto en el comportamiento, como en el lenguaje en las instalaciones de la Compañía, manejando con seriedad, responsabilidad y discreción sus relaciones personales con otros Funcionarios de la Compañía, cuidando que las mismas no afecten de ninguna manera el desempeño laboral, ni resten la objetividad e independencia requeridas para la adopción de las decisiones que corresponden. Dar buen uso a las instalaciones, sistemas de información y demás elementos de trabajo asignados y como parte de ello, instalar únicamente programas y dispositivos de hardware autorizados por la Compañía, respetando los lineamientos definidos para ello.

Alcohol y Drogas: Estamos comprometidos a brindar a nuestros colaboradores un entorno de trabajo seguro y saludable, por lo que esperamos que todos los empleados, contratistas y visitantes a cualquiera de nuestros sitios de trabajo puedan desempeñarse a un nivel aceptable, sin estar afectados por el alcohol o drogas legales o ilegales.

Sin aprobación previa, no debe ofrecerse ni consumirse alcohol en ninguna instalación de LUBRIMAQ. Se requiere aprobación para tomar bebidas alcohólicas en áreas comunes o para beber alcohol en un evento en una zona designada en el sitio de trabajo. También está prohibido fumar en nuestras instalaciones. Está estrictamente prohibido la posesión o el uso de sustancias ilegales en los lugares de trabajo o eventos de LUBRIMAQ. LUBRIMAQ considera que la dependencia del alcohol y las drogas es una enfermedad. Un funcionario que tenga una dependencia del alcohol o las drogas debería someterse a tratamiento, al igual que un empleado que tenga cualquier otra enfermedad. Se deben acatar, de manera permanente, los principios regulatorios de la Política de prevención y control al consumo de alcohol y tabaco y sustancias psicoactivas.

Uso de bienes y recursos de la Empresa: Protegemos y preservamos los activos tangibles e intangibles de LUBRIMAQ, así como su uso eficiente para contribuir al logro de los objetivos del negocio y no para beneficio personal. Los colaboradores tienen la obligación de usar los bienes y recursos de la Compañía únicamente para los fines para los cuales les fueron confiados. Todo empleado o proveedor, contratista y subcontratista está obligado a reportar el robo, fraude y otras acciones deshonestas relacionadas con los bienes y recursos de la Empresa cuando se percate de ello.

Actuando con integridad

1. Lineamientos de Anti soborno:

LUBRIMAQ prohíbe estrictamente el soborno en cualquier forma, incluyendo de forma directa o indirecta a través o en relación de cualquier tercero. Se prohíbe estrictamente a la organización y a cualquiera de sus trabajadores ofrecer, pagar, prometer en pago, autorizar el pago, solicitar, recibir o autorizar el recibo de dineros o cualquier cosa de valor, sea directa o indirectamente, con el propósito de obtener, retener o direccionar negocios hacia cualquier persona o para cualquier otro tipo de ventaja impropia. La expresión “cualquier cosa de valor”, arriba indicada, incluye dinero, obsequios, entretenimiento, viajes, servicios y cualesquiera otras atenciones. Es ilegal pagar, ofrecer, prometer o autorizar la entrega de dinero o cualquier cosa de valor a cualquier empleado público con el propósito de inducir a dicho trabajador a hacer un mal uso de su autoridad para poder obtener o retener un negocio o para obtener alguna otra ventaja indebida. Adicionalmente, se prohíbe realizar pagos de cualquier forma bajo circunstancias que indicasen que tales pagos podrían ser usados como soborno. Se prohíbe incluso el darse cuenta que algo está sucediendo y no actuar en consecuencia de ello, cuando las circunstancias indiquen que pudiera haber una violación potencial de la Política.

REGALOS E INVITACIONES: El propósito de hacer atenciones de negocios es crear buenas relaciones de trabajo sólidas y nunca de ganar una ventaja inadecuada o inapropiada. No está permitido nunca pagar, incluso por cenas modestas, viajes, alojamiento y entretenimiento, con un propósito corrupto o para dar una ventaja inapropiada. Sin embargo, la Política reconoce que una conducta de negocios puede a veces incluir atenciones bajo circunstancias limitadas, obsequios modestos o amistosos. Por ejemplo, dar o recibir cualquier obsequio simbólico de un valor modesto que se distribuye generalmente para propósitos comerciales
generalmente permitido. es Se acostumbra finalizando el año con los
trabajadores y clientes. Las reglas especiales que se describen a continuación se aplican a las atenciones u obsequios: En todos los casos, a cualquier obsequio, cena u otro gasto (independientemente de su valor) debe ser:

• Modesto, tanto de forma aislada como cuando se considera dentro del contexto de otros obsequios y atenciones ofrecidas al mismo receptor.

• No han de ser utilizadas con el propósito de ejercer una influencia inadecuada sobre un funcionario sea público o privado, o de alguna otra forma con el propósito de influenciar una acción comercial para poder obtener una ventaja de negocios.

• Apropiado y ajustado con las prácticas razonables del negocio.

• Tener tan solo la intención de construir o mantener una relación de negocios, más que de influenciar la objetividad del receptor para tomar una decisión específica de negocios.

• Pagado directamente al proveedor y/o cliente y no a otros terceros o
intermediarios.

• Permisibles bajo todas las leyes y reglamentaciones aplicables de la
organización del receptor.

Para todos los gastos de atenciones u obsequios, independientemente de su monto, se requiere que reporten el gasto de una forma ágil y exacta, entreguen los recibos y otros soportes correspondientes. También podrá solicitarse a quien realice la atención que certifique el cumplimiento con esta Política al momento
en que se solicite el reembolso.

Hay ciertos tipos de obsequios o atenciones que nunca serán admisibles.
Algunos ejemplos de estos tipos de pagos incluyen los siguientes:

• Obsequios, entretenimiento, u otras cosas de valor que se ofrecen a cambio de algo.

• Obsequios, entretenimiento, u otras cosas de valor que sean ilegales o que se sabe que están prohibidas.

• Cualquier obsequio de dinero

• Obsequios, entretenimiento, u otras cosas de valor frecuentes o repetidas que se dan al mismo individuo u organización.

• Obsequios de entretenimiento u otras cosas de valor excesivo o extravagante y cualquier
obsequio inapropiado que pueda afectar de forma adversa la reputación de la organización

CONTRIBUCIONES POLÍTICAS: Una contribución política es cualquier asistencia económica, aún si ésta no es en efectivo, a favor de un candidato a una oficina pública o partido político, incluyendo tarifas aéreas con descuento o especiales y otros beneficios o entretenimientos no ofrecidos al público en general. No se deben hacer contribuciones a campañas políticas a nombre de la organización, ya sea de forma directa o indirecta, mediante la realización de pagos, promesas de pago o la oferta de cualquier cosa de valor (sea está en efectivo o no), a candidatos de partidos políticos o a cualquier otra organización o persona conectada con una elección a un cargo político.

CONFLICTOS DE INTERÉS: Debe tenerse presente que las regulaciones internas de los conflictos de interés están previstas en el le ley y son independientes, aunque complementarias de esta Política. La violación de las regulaciones internas de las normas de conflictos de interés puede llevar a la terminación del contrato.

2. Lineamientos de Anticorrupción

LUBRIMAQ se compromete a ser transparente, a actuar honestamente e íntegramente, manteniendo el más alto nivel de normas profesionales y de ética en su forma de hacer negocios. De igual forma, todas las actuaciones de LUBRIMAQ prohíben el soborno de funcionarios. En ningún caso serán aceptados regalos o promesa
alguna a ningún tercero, con el fin de buscar beneficio en sus decisiones, acciones u omisiones, como tampoco será aceptado el recibimiento de regalos que busquen que un funcionario de LUBRIMAQ pretenda actuar de forma distinta a lo señalado dentro de los máximos comportamientos éticos y de conducta. Los directivos de la empresa respaldarán y protegerán plenamente a todos los empleados y representantes que se nieguen a realizar pagos impropios, aunque como resultado de ello se pierda una oportunidad de negocio. Los directivos son responsables por la administración, prevención y detección del riesgo de fraude, del riesgo de soborno y del riesgo de corrupción, acompañando en todo momento las políticas aquí establecidas. Los directivos darán el ejemplo con sus acciones y expresiones para promover una cultura ética y anticorrupción, creando y fomentando una cultura de no tolerancia al fraude, incluida la corrupción y el soborno. Los directivos aseguraran la adecuada implementación de controles que mitiguen los riesgos de corrupción tanto internos como con todas las empresas que tengan relación de negocios con la empresa. Sobornar o permitir el soborno es una práctica deshonesta, prohibida por la Empresa y tendrá consecuencias punibles. Todos los empleados y proveedores deben cumplir el lineamiento Anti soborno de la Empresa

3. Lineamientos De Confidencialidad

Todos los empleados de LUBRIMAQ, tenemos la obligación de respetar y preservar la información confidencial que se nos ha confiado, en todo momento, a menos que su revelación sea específicamente autorizada o legalmente requerida. Su obligación de preservar la información confidencial continúa incluso después de dejar de trabajar en LUBRIMAQ. Ningún empleado de LUBRIMAQ debe divulgar a otras personas (incluyendo compañeros de trabajo), que no necesitan conocerla, información confidencial que llegue a su conocimiento en el contexto de sus funciones, y debe tomar todas las medidas necesarias para respetar y preservar toda información confidencial que le haya sido confiada, y particularmente:

– no dejando desatendidos o a plena vista los documentos o expedientes que contengan información confidencial;

– no dejando desatendida información confidencial expuesta en la pantalla de la computadora;

– no dejando desatendidas laptops u otros dispositivos electrónicos con archivos que contengan información confidencial; evitando copiar innecesariamente documentos confidenciales;

– no discutiendo asuntos confidenciales donde puedan ser escuchados, tal como en lugares públicos como elevadores, pasillos, restaurantes, aviones o taxis;

– tomando todas las medidas necesarias para disponer de los documentos que contengan información confidencial (destruir, archivar, etc.); y – firmando acuerdos de confidencialidad con personas fuera de la Compañía (incluyendo consultores) antes de discutir información confidencial de LUBRIMAQ.
Innecesariamente documentos confidenciales.

La compañía garantiza a sus clientes la CONFIDENCIALIDAD de la información que todos los funcionarios, subcontratistas, contratistas y proveedores conocen la naturaleza confidencial de la información empresarial que pudieran manejar en virtud de sus obligaciones de no informar de datos confidenciales a otras
partes.

4. Lineamientos De Tratamiento Y Protección De Datos

Todos los colaboradores de LUBRIMAQ están llamados a respetar y mantener la confidencialidad de cualquier información de la que tengan conocimiento o que hayan obtenido de otros colaboradores, grupos de interés, clientes, proveedores y/o colegas. Tal información puede incluir, pero no se limita a, información personal tal como fechas de nacimiento, dirección, familiar más cercano, salario, detalles bancarios, evaluaciones de desempeño, historial médico, etc.
Esta información sólo debe ser compartida, cuando es estrictamente necesario y con el previo consentimiento del trabajador, dueño de la información o su familiar más cercano, siempre conforme a las leyes locales aplicables relacionadas con el Hábeas Data y la protección de datos personales.

5. Lavado De Activos

El lavado de activos es el proceso por medio del cual los individuos o entidades tratan de dar apariencia de legalidad a bienes o recursos que surgen de cualquier actividad criminal. La compañía no tolerará, ni facilitará o apoyará el lavado de activos y en tal sentido implementará todos los mecanismos para evitar que sea utilizada, sin su conocimiento o con su consentimiento, para el ocultamiento o inversión de estos recursos. Todos los colaboradores debemos seguir en forma estricta las normas tendientes a la prevención de riesgos de
lavado de activos y financiación de terrorismo establecidos y cualquier
desviación en este sentido debe ser reportada inmediatamente al Jefe Inmediato Los empleados nunca deberán verse envueltos en un accionar fraudulento u otra conducta deshonesta que involucre los bienes o activos o los registros financieros y la contabilidad de LUBRIMAQ o de un tercero. Esto no solo puede dar lugar a la aplicación de sanciones disciplinarias sino también resultar en la formulación de cargos penales. Los registros financieros de LUBRIMAQ constituyen la base para administrar los negocios de la Compañía y para cumplir con sus obligaciones hacia las distintas partes interesadas. Por lo tanto, todos los registros financieros deben ser precisos y conformes a los principios contables de LUBRIMAQ. En la medida permitida por la legislación aplicable, la Compañía se reserva el derecho a controlar e inspeccionar el modo en el que los empleados utilizan sus activos, incluido el derecho a inspeccionar todos los correos electrónicos, datos y archivos mantenidos en la red de computadoras de la Compañía.

Comité de ética

La existencia de un Comité de Ética se justifica en la posibilidad de que los miembros de un grupo cuenten con un interlocutor habilitado para sostener con ellos los diálogos que construyen la ética. Así, el Comité de Ética en LUBRIMAQ nace como instancia de carácter corporativo, para promover la gestión ética dentro de la empresa a través del Código de Ética. En ese orden de ideas, se busca que el código y sus contenidos lleguen efectivamente al grupo de trabajo de LUBRIMAQ y se conviertan en un referente de la conducta personal y
empresarial deseada y útil a la sociedad. El Comité se rige en su conformación y fines por lo previsto en el Decreto 1914 de 2012. El Comité de Ética desarrolla una labor fundamental de reflexión sobre los diferentes aspectos del quehacer empresarial y, dentro de este, del comportamiento que observan sus servidores, orientada a contribuir a la mejor valoración de las acciones y el papel en general que corresponde a la empresa en cuanto sujeto social. En consecuencia, el Comité no emite juicios sobre la conducta de las personas, ni propone directivas o medidas destinadas a corregir o mejorar el actuar de estas o de la empresa.

Su propósito principal es contribuir a la construcción de las reflexiones que, por el aspecto ético, faciliten la toma de decisiones con un amplio espectro de racionalidad, entendiendo que la ética hace parte fundamental del contexto dentro del cual cada decisión adquiere sentido para la sociedad. El Comité de Ética y Conducta estará conformado por tres (3) miembros: El Gerente General, El gerente comercial y la asistente administrativa. En los casos que así lo consideren sus miembros, el Comité podrá contar con el apoyo y asesoría de otros Funcionarios de la Compañía.

Responsabilidades del Comité de Ética

El Comité de Ética y Conducta de la Sociedad tendrá a cargo las siguientes funciones:

· Conocer los asuntos referentes a la implementación y cumplimiento del Código de Ética y Conducta de la Compañía.

· Analizar los eventos de posible violación del presente Código y establecer si se ha incurrido en conductas violatorias del mismo.

· Dictar las medidas necesarias para corregir las conductas violatorias del presente Código y decidir acerca de las sanciones aplicables a los Funcionarios que hubieren desarrollado conductas en contravención del mismo.

· Evaluar la adecuada divulgación y conocimiento del Código de Ética y Conducta entre los Funcionarios de la Compañía.

Reportes

Todo empleado o proveedor podrá presentar consultas al Comité de Ética y es obligatorio que el Comité de Ética dé una respuesta Los colaboradores, proveedores, clientes o cualquier interesado pueden alertar a la Empresa sobre asuntos éticos y deben poder hacerlo sin
temor a retaliaciones, ya sea que se identifiquen, Soliciten confidencialidad sobre su identidad o lo hagan de manera anónima.

Sanciones

Sin perjuicio de los recursos civiles y penales que pudieren tener lugar de acuerdo con la regulación aplicable, el incumplimiento total o parcial del presente Código, dará lugar a la aplicación de sanciones laborales, que podrán incluir la terminación unilateral del contrato con justa causa. Las sanciones laborales serán determinadas por el Comité de Ética y Conducta en función de la gravedad de dicho incumplimiento después de realizar el debido proceso.

Divulgación

La Gerencia estará encargada de establecer los procedimientos y medidas necesarias para verificar la difusión de este Código entre los funcionarios de la y evaluar periódicamente su conocimiento. Los proveedores, clientes, contratistas y/o subcontratistas podrán acceder al correo electrónico m.posada@lubrimaqsas.com o a través de la página web de la compañía www.lubrimaqsas.com.co

Modificaciones y Aprobación

El Comité de Ética y Conducta tendrá a su cargo la modificación del presente Código. Cualquier modificación al presente código deberá ser sometida a consideración y aprobación de la Gerencia de la compañía.

Este código de conducta se modifica y publica el 29 de enero de 2025